Nieuws

Hoe maak je een webinar met Microsoft Teams?

Auteur: Jeffrey Heijns - Business advisor (ICT Concept)

Veel organisaties kijken steeds vaker naar webinars in plaats van fysieke seminars om hun doelgroep te bereiken. Maar een webinar organiseren is wel even iets anders dan een seminar opzetten, ontdekte Jeffrey Heijns (Business Advisor ICT Concept), toen hij met klanten over dit onderwerp in gesprek ging. Lexxyn Groep, de partnerorganisatie van ICT Concept, heeft met hun webinarserie Legal IT Talks ervaring met het organiseren van webinars via Microsoft Teams. Daarom vroeg Jeffrey aan Tom Jansen (Marketing Manager Lexxyn Groep) wat zijn tips zijn voor het organiseren van een webinar.

Waar te beginnen

Jeffrey: “Bij het organiseren van een webinar komen een hoop zaken kijken, zoveel dat ik me kan voorstellen dat het soms lastig is te bepalen waar je moet beginnen. Hoe zijn jullie bij Lexxyn Groep gestart met de Legal IT Talks?”

Tom: “We zijn begonnen met nadenken over de doelgroep en format. De doelgroep is het belangrijkste, want dat bepaald wat je kunt gaan overbrengen. We wilden een maandelijks webinar neerzetten, en dan is een vast format belangrijk om herkenbaarheid te creëren. Je bent eigenlijk een televisieprogramma aan het maken, dus gaven wij de serie een vaste naam die we terug laten komen in alle communicatie. Ook moet je van tevoren bepalen hoelang je webinar duurt en op welk moment van de dag je het webinar wilt laten plaatsvinden. Tot slot de promotie van je webinar: hoe ga je de doelgroep informeren dat je webinar bestaat?”

Televisie maken

Jeffrey: “Je hebt het over televisie maken, dat klinkt al gelijk heel ingewikkeld. Waar moet je qua techniek dan allemaal over nadenken?”

Tom: “Wij kozen Microsoft Teams als systeem om mee uit te zenden. Teams kan alles wat wij nodig hebben. De meeste laptops hebben een prima webcam, maar een externe webcam kan vaak net een stapje extra geven qua beeldkwaliteit. Voor het geluid adviseer ik om met een externe microfoon en oortjes te werken. De oortjes zorgen ervoor dat je eventuele andere sprekers goed kunt verstaan, en de externe microfoon biedt veel beter geluid dan de ingebouwde laptopmicrofoons. Ook is goed licht onwijs belangrijk. Je moet duidelijk in beeld zijn en goede belichting en een rustige achtergrond zijn daar belangrijk voor. Je zou kunnen kiezen voor een achterwand, bijvoorbeeld een brede roll-up banner die beeldvullend is. Als je je webinars structureel gaat houden, is het wellicht zelfs de moeite om een vaste studio in je kantoor in te richten.”

Wie vervult welke taak?

Jeffrey: “Als we de analogie van het televisie maken even verder uitdenken, dan zie ik hectische studio’s voor me met mensen voor en achter de camera. Hoe doe je dat dan bij een webinar?”

Tom: “Bij Microsoft Teams kun je kiezen voor een gewone meeting of een livegebeurtenis. Voor grotere webinars adviseer ik de livegebeurtenis, omdat die je meer grip en controle over je uitzending geeft. Je hebt bij de livegebeurtenis twee rollen: de producers en de presentatoren. De producers kunnen kiezen wie/wat erin beeld komt richting de kijkers of zelf in beeld komen, en de presentatoren kunnen alleen in beeld komen maar niet schakelen tussen sprekers.

Missende interactie

Jeffrey: “De producer is dus erg belangrijk, want die bepaalt wat de kijkers zien, en hoe soepel de uitzending verloopt. Maar de presentatoren zullen ook wel even moeten wennen denk ik? Want het presenteren van een webinar is wel even iets anders dan voor een groep staan.”

Tom: “Klopt, bij livegebeurtenissen is de enige interactie die je met kijkers hebt via de Q&A chatfunctie. Je ziet en hoort de kijkers niet, in tegenstelling tot een normale Teams meeting waarbij iedereen die dat wil, zijn camera en geluid zelf aan en uit kan zetten. Dus je moet contact maken door in de lens van de camera te kijken, maar je krijgt geen fysieke reactie terug.”

Het verschil tussen een meeting en een livegebeurtenis

Jeffrey: “De meeste mensen zijn denk ik vooral bekend met de gewone videovergaderingen van Teams. Kun je uitleggen wat het verschil is met de livegebeurtenissen?”

Tom: “Je kunt met beide webinars geven. De livegebeurtenis biedt meer controle over de uitzending dankzij de producerrol en het zelf kunnen schakelen, maar heeft niet de mogelijkheid om kijkers te laten spreken of in beeld te laten komen. Voor die interactie is er een Q&A functie. Daarin kan men vragen stellen en die kunnen privé of publiekelijk beantwoord worden. Bij een reguliere Teams meeting kan iedere deelnemer iets inbrengen in het webinar. Dat kan vervelend zijn als mensen per ongeluk hun microfoon aan laten staan en ondertussen gaan zitten tikken of zelfs bellen. Of als het beeld aan blijft staan, en ze (per ongeluk) geluid maken waardoor Teams die kijker opeens in beeld schakelt. Je voorkomt met een livegebeurtenis dus een hoop potentiële ruis en afleiding.”

Contact met de kijkers

Jeffrey: “Toch zullen veel mensen die interactie met kijkers wel belangrijk vinden. Hoe doen jullie dat dan bij de Legal IT Talks?”

Tom: “De Legal IT Talks zijn een soort talkshow waarin ik in gesprek ga met twee collega’s. Kijkers kunnen van tevoren hun vragen insturen die ik dan mee kan nemen in mijn vraaggesprek. Daarnaast hebben we de genoemde Q&A zodat er ook tussentijds vragen gesteld kunnen worden. Deze vragen beantwoorden we dan in het slot van het webinar, of als de vraag aansluit bij hetgeen erop dat moment besproken wordt, gelijk gedurende het gesprek. Het is te adviseren om die Q&A door een producer te laten bedienen, zodat de presentator zich op de inhoud van het gesprek kan blijven richten.”

De promotie van het webinar

Jeffrey: “Ik hoor steeds meer wat je bedoelt met dat een webinar veel meer lijkt op een televisieprogramma. Je staat als presentator nog meer in de spotlight en alle afleidingen worden enorm uitvergroot. Dan is die extra ondersteuning door de producers dus heel handig. Heb je ook nog tips voor de promotie van het webinar?”

Tom: “Als je een webinar organiseert voor bestaande klanten, dan is je nieuwsbrief over het algemeen de beste methode. Ook bellen, persoonlijk e-mailen of zelfs fysieke direct mailingen werken prima. En gebruik natuurlijk ook je sociale mediakanalen, zowel je persoonlijke als company accounts. Wil je je bereik vergroten, dan zal je andere dingen moeten doen. Dat zijn vaak betaalde acties zoals advertorials op online platforms, commerciële nieuwsbrieven of doelgroepgerichte advertenties via LinkedIn. Je bereikt dan weer nieuwe mensen en dat levert wellicht nieuwe cliënten op.”

Oefenen, oefenen, oefenen

Jeffrey: “Wat zijn je laatste tips voor de producers en presentatoren die nu met hun eerste webinars willen gaan beginnen?”

Tom: “Wat ik zelf het allerbelangrijkste vind, is oefenen. We hebben een voorbespreking en daarna gaan we het webinar een keer “droog” oefenen. Dan kan de producer wennen aan het tempo van het gesprek, eventuele slides of visuals kunnen een keer getest worden en we merken ook heel snel wat interessante en minder interessante vragen zijn. We laten een klok meelopen voor de tijdsbewaking en sparren tussendoor over wat goede vervolgvragen of antwoorden zijn.

Vergeet daarnaast ook niet om het webinar op te nemen. Want het succes van je webinar hoef je niet alleen op te hangen aan het aantal aanmeldingen en live kijkers. Veel van je kijkers kunnen wellicht niet op het moment dat het webinar plaatsvind en willen het dus liever terugkijken als het wel schikt. De Teams livegebeurtenissen bieden standaard die opnamefunctionaliteit en daarnaast standaard rapporten met hoe lang men naar het webinar heeft gekeken. Gebruik die informatie om je webinars weer verder te verbeteren.”

Bent u ook benieuwd hoe u Microsoft Teams kunt inzetten om uw eigen webinars te organiseren? Neem dan contact op met Jeffrey Heijns (jheijns@ict-concept.nl).