Nieuws

Cloud 365: werken in de cloud opnieuw uitgevonden

Dat de cloud in vele smaken en soorten komt weten de meeste mensen inmiddels wel. Maar het kiezen van de juiste cloudomgeving voor een juridisch kantoor is zo eenvoudig nog niet. ICT Concept introduceert daarom het Cloud 365 Pack: de perfecte cloudomgeving voor kantoren die willen werken met webbased applicaties en gebruik willen maken van alles wat Microsoft 365 te bieden heeft. Frank Sijpkes, Senior Business Advisor bij ICT Concept, legt in een vraaggesprek graag uit waarom deze nieuwe cloudoplossing van ICT Concept een belangrijke vraag uit de markt beantwoordt.

Veel klanten van ICT Concept werken al bij jullie in de cloud en zullen nu denken, hé een extra smaakje? Wat kan ik daar mee? Voor wie is dit nieuwe Cloud 365 Pack een passende oplossing?

Frank: “Steeds meer software wordt webbased (ookwel SaaS genoemd) aangeboden, dus via een browser. Dan is er geen eigen serverplatform nodig om die applicatie te installeren, want dat wordt door de softwareleverancier verzorgd. Het Cloud 365 Pack zorgt ervoor dat een kantoor dat webbased wil werken met bijvoorbeeld AdvocaatCentraal, BaseNet, Kleos, LegalSense of DMSforLegal, alle juiste middelen heeft om veilig toegang te krijgen tot deze applicaties, aangevuld met Microsoft 365 applicaties zoals e-mail, Word, Excel, Teams et cetera.

Onze Private Cloud omgeving, zoals veel van onze klanten die kennen, is eigenlijk een soort online desktop waar je op afstand op inlogt die weer beter past bij software zoals CClaw of NEXTmatters/NEXTassyst. Het is allebei even veilig, even compleet en even goed: het is een kwestie van kijken welke software het kantoor gebruikt om vervolgens te zien of ons normale Cloud Pack, of juist het Cloud 365 Pack het beste past. We kunnen ze zelfs door elkaar gebruiken om als een kantoor van softwarepakket wisselt, de oude applicatie nog beschikbaar te houden als archief.”

Je omschrijft het ene als online desktop, en het ander meer als een pakket van oplossingen, hoe bedoel je dat precies?

Frank: “Bij onze Private Cloud log je in op je eigen omgeving waar alles in zit. Het apparaat waarmee je inlogt is niet meer dan brug. Dat kan dus een super simpel apparaat zijn, zoals een thin client. Wie webbased gaat werken, wordt afhankelijk van de capaciteit en kwaliteit van het lokale apparaat, omdat alle verwerkingen in de browser en op de werkplek zelf gebeuren in plaats van op de servers van onze cloudomgeving.

Dat betekent dat er dus ook op de werkplek zelf van alles geregeld moet zijn: security, Office applicaties, e-mail toegang, noem het maar op. Dat zit allemaal in het Cloud 365 Pack. Maar het is meer dan alleen toegang tot je webbased applicatie, e-mail en productiviteitstools. Standaard maakt Microsoft bijvoorbeeld geen back-up van Microsoft 365 data, wij maken die wel. Ook passen we ons eigen spamfilter toe.”

Kun je meer vertellen over die beveiliging?

Frank: “Het gaat er bij webbased werken meer dan ooit om dat de lokale werkplek goed beveiligd is. We monitoren en loggen dan ook 24x7 alles wat op de werkplek gebeurt, en kunnen proactief ingrijpen als we verdachte zaken detecteren. Die logging is belangrijk, omdat op het moment dat de laptop bijvoorbeeld ontvreemd wordt, u daarmee aan bijvoorbeeld een Autoriteit Persoonsgegevens kunt bewijzen dat de data op de werkplek op het moment van de diefstal encrypted was. We kunnen de werkplek vervolgens op afstand deactiveren zodat er niemand meer kan inloggen, tot wij de laptop met een speciale master key weer vrij geven.

Verder houden we in de gaten of de werkplek wel altijd up to date is qua patches en of de juiste security maatregelen actief zijn. Zo niet, dan kunnen we dit op afstand regelen. Het is dus een heel pakket aan maatregelen die we nemen om de werkplek, en de data die daar op staan, veilig te houden.”

Al die webbased applicaties hebben natuurlijk ook tegenwoordig allemaal handige apps en zo. Kan je hier ook mee op je mobiele apparaat werken?

Frank: “Zeker, alle Microsoft 365 tools zoals e-mail, Word, Teams, noem het maar op, kan ook allemaal via een app of webbrowser op een mobiel apparaat worden gebruikt. Als de data dan bijvoorbeeld in een webbased PMS, Teams, SharePoint of OneDrive omgeving staat, kun je dus waar je ook bent bij je data, en bijvoorbeeld vanuit de trein samenwerken aan die presentatie die je straks moet gaan geven bij de cliënt.”

Ik snap dat als ik dus met een webbased applicatie ga werken, dat dit daar een perfecte aanvulling op is. Maar wat kost dat dan?

Frank: “Het Cloud 365 Pack is iets goedkoper dan de Private Cloud omgeving. Dat komt omdat die online desktop er niet meer in zit. Maar je moet ICT-kosten altijd als een geheel bekijken. Ik praat liever over de Total Cost of Ownership: de optelsom van eenmalige investeringen en periodieke kosten van een systeem. Het Cloud 365 Pack is goedkoper dan het gewone Cloud Pack, maar daar staat tegenover dat je krachtigere werkplekken nodig hebt om toegang tot al je applicaties te krijgen. Je kunt niet meer met een goedkope thin client aan de slag, dus je moet wel rekening houden met bijvoorbeeld nieuwe werkplekken.

Nu zullen steeds meer kantoren hun werkplekken flexibeler in willen richten in verband met thuiswerken, dus ik voorzie wel dat de thin client toch al steeds meer ingeruild zal gaan worden voor een volwaardige laptop. Omdat het apparaat zelf dus belangrijker is geworden voor de toegang tot de systemen, en daarmee de continuïteit van de organisatie, adviseer ik klanten ook na te denken over ons Workplace Pack. Daarbij is bijvoorbeeld ook vervangende apparatuur in geval van een defect geregeld als de klant dat wil. Combineer dat met het Cloud 365 Pack, en alles om webbased te werken is perfect geregeld.”

Meer weten over werken in de cloud als jurist? Download het e-book “To cloud or not to cloud” van de Lexxyn Groep, geschreven in samenwerking met ICT Concept.