Nieuws

Referentie: Modern ondernemerschap typeert Notariskantoor Oudewater

Arjan Kuiper, sinds 2010 notaris, praat met ons over de durf om binnen het notariaat te automatiseren. ‘Toen ik in 2010 begon, gebruikten we verouderde software in combinatie met een rammelende server.’ Hét moment voor dit notariskantoor uit Oudewater om uit te kijken naar nieuwe hard- en software om toekomstbestendig te ondernemen.

In die tijd hoorde Arjan positieve geluiden over NEXTassyst van Lexxyn Groep Partner Devoon. Hij nodigde het bedrijf uit voor een presentatie van deze speciaal voor het notariaat ontwikkelde software. ‘We waren direct fan. De software was compleet en het commerciële en technische team erg kundig. Ook had Devoon een antwoord op onze server - die inmiddels echt op omvallen stond, namelijk: ICT Concept.’

‘We waren in staat onze volle aandacht bij het werk te houden.’

Meegroeiende ICT 
Arjan: ‘Destijds adviseerde ICT Concept ons al om over te stappen op de cloud, maar zo eigenwijs, of misschien eerder onzeker als we waren, kozen we toch nogmaals voor een fysieke server op kantoor. Cloud was destijds gewoon iets duurder en nog niet zo breed geaccepteerd als nu. Dat was de reden om in 2011 toch nog een keer te gaan voor die tastbare server. ‘

Jarenlang draaide NEXTassyst, onder toeziend oog van ICT Concept, uitstekend op deze server. De keren dat er eens iets was, zoals een storing, schakelde ICT Concept met Devoon en visa versa. Arjan: ‘En dat alles zonder ons ‘lastig te vallen’. Hierdoor waren wij in staat onze volle aandacht bij het werk te houden.’

Verder innoveren
In 2013 ontstond door een fusie, waarbij van twee kantoren één werd gemaakt, weer de behoefte om verder te innoveren. Hiervoor diende de data van het ene kantoor gemigreerd te worden naar NEXTassyst. Arjan: ‘We waren het er unaniem over eens dat NEXTassyst het basissysteem van deze nieuwe samenstelling moest worden.’ ICT Concept zorgde samen met Devoon voor een protocol waardoor de data probleemloos, zonder overlap, samengevoegd werd.

De NEXT step
In 2017 was de tijd dan toch rijp: de stap naar de cloud werd genomen. ‘De in 2011 geplaatste server was na jaren intensief gebruik echt op. Als er iets stuk ging dan waren er geen onderdelen meer voor te krijgen. We waren nu wel klaar om vol vertrouwen de overstap naar de cloud te maken. We zagen het om ons heen steeds meer gebeuren en zelfs de KNB riep werken in de cloud uit tot veiligste manier van werken. Het was duidelijk dat we deze stap ook weer samen met Devoon en ICT Concept wilden maken.’

‘Ik kreeg onlangs een bericht van de accountant dat de belkosten drastisch verminderd zijn.’

Maar er werd nog een Lexxyn Groep Partner betrokken: Helder Telecom & ICT. Gelijktijdig met de migratie naar de cloud werd de oude ISDN-verbinding omgezet naar VoIP. Deze drie Lexxyn Groep Partners voerden samen intensief overleg en kwamen met een gezamenlijk plan van aanpak, waardoor ook deze stap zonder problemen verliep. Arjan: ‘Ze dachten alle drie mee. Niet alleen met ons maar ook met elkaar. Inmiddels werken en bellen we nu compleet in de cloud. En het mooie van alles? Ik kreeg onlangs een bericht van de accountant dat de belkosten drastisch verminderd zijn.’

Praktische toepassing 
‘Van het inregelen van nieuwe functies, updates of een storing, alles lossen de Lexxyn Groep Partners geruisloos op de achtergrond op. En op de momenten dat we wel iets willen horen, zoals op het gebied van innovaties, staan zij direct met duidelijke uitleg paraat. Hierdoor bellen we inmiddels direct vanuit de klantkaart. Ik kan me niet herinneren wanneer ik voor het laatst een telefoonnummer heb ingetoetst.’

Bovendien gebruikt het kantoor nu slimme modellen binnen NEXTassyst, waardoor medewerkers in staat zijn snel brieven te genereren. ‘We horen binnen het notariaat vaak dat we te duur zijn. We moeten anders werken om te kunnen concurreren zonder in te boeten aan kwaliteit. Willen we overleven dan moeten we de automatisering op orde hebben en partijen om ons heen verzamelen om samen aan de hobbelige weg van innovatie te timmeren. Op die manier kun je dan ook de AVG ellende voorkomen. Dat doen wij samen met deze Lexxyn Groep Partners.’

‘Communiceren gebeurt met de portal een stuk veiliger en sneller en alle partijen hebben beter inzicht.’

Scannen naar dossier
NEXTscan wordt ingezet in combinatie met de door ICT Concept geleverde multifunctionele printer/scanner. Arjan: ‘Een andere printerleverancier had moeite met het bedenken van een passende oplossing om direct naar NEXTassyst te scannen, terwijl ICT Concept en NEXTassyst daarvoor samen iets op de plank hadden liggen. Binnen een mum van tijd scanden we probleemloos al onze paperassen naar het digitale dossier.

Cliëntportaal
Ook wordt Arjan enthousiast van NEXTportal, de cliëntportaal binnen NEXTassyst. ’Deze portal is ontzettend handig en maakt e-mailen overbodig. Communiceren gebeurt met de portal een stuk veiliger en sneller en alle partijen hebben beter inzicht.’

Is een tool eigentijds, veilig en zorgt het voor een efficiëntieslag, dan staat dit notariskantoor voor iedere vorm van innovatie open. ‘Gelukkig worden we door de Lexxyn Groep Partners ook vroegtijdig geïnformeerd over praktische toepassingen van nieuwe techniek die voor ons interessant zijn. Noodzaak, als we ons bestaansrecht willen garanderen. We staan enorm onder druk, dat zeker, maar door slim te werken en te luisteren naar cliënten geloof ik dat we blijven bestaan. Alleen in welke hoedanigheid, dat is de vraag.’