Nieuws

Referentie - VBTM Advocaten: Wij zijn geen kantoor om stil te staan

In gesprek met Pieter Kok (Advocaat / Partner) en Clementine Lems (Officemanager):

VBTM_RGB_1.jpg

Paaltje verzetten

Pieter is onlangs benoemd als nieuwe bestuurder en bruist van de ideeën. We zijn nog lang niet klaar.’ Pieter: ‘Vernieuwen is geen project, dat is een voortdurend proces. Kleine stappen die je neemt richting de stip aan de horizon; een maximale dienstverlening voor cliënten.’ ‘VBTM Advocaten is een kantoor dat voortdurend het paaltje durft te verzetten,’ aldus Bart van Wanroij van Lexxyn Groep Partner Epona Legal als we hem belle voor wat achtergrondinfo voor dit gesprek. Als we Clementine en Pieter hiernaar vragen antwoordt Clementine lachend: ‘Dat klopt. Er is in twintig jaar, zeker op het gebied van ICT en innovatie, veel veranderd.

Mee op de digitale trein

De vragen die bij het kantoor in de loop van de jaren de revue passeerden zijn divers, bijvoorbeeld: ‘Hoe maken we de stap van analoog naar digitaal dicteren? En hoe brengen we alle stukken samen in een digitaal dossier?’ Maar ook: ‘Hoe kunnen we effectiever tijdschrijven?’

Tijdschrijven gebeurde destijds op voorgedrukt A4 papier. Hierop vermeldde de advocaat het dossiernummer, alle werkzaamheden, inclusief de code en tijd, waarna de secretaresse deze gegevens verwerkte. Clementine: ‘Wij realiseerden ons dat dit efficiënter kon. We wilden mee op de trein die digitalisering heette.’

‘Voor iedere nieuwe uitdaging is er een Lexxyn Groep Partner.’

Het kantoor zocht naar een praktijk managementsysteem om dossiers digitaal te beheren en stuitte op CClaw, waarmee het een flinke digitaliseringsslag maakte. Zowel de financiële administratie, het schrijven van tijd en het dossierbeheer werden vanaf dat moment digitaal uitgevoerd. ‘Dit was het startschot dat we nodig hadden. Gelukkig ontwikkelde CClaw zich met ons mee en bracht de afgelopen jaren voor iedere nieuwe uitdaging een Lexxyn Partner met zich mee,’ zo grapt Clementine.

Ten aanzien van het dossierbeheer is er veel veranderd. Aanvankelijk waren alle stukken slechts in papieren vorm beschikbaar. De stukken werden ook wel digitaal opgeslagen, maar vaak niet in een centraal dossier. Via DMSforLegal van Epona Legal bracht het kantoor enkele jaren geleden die stukken digitaal bij elkaar. Pieter: ‘Een geweldige slag, zeker aangezien we inmiddels met drie vestigingen werken. Dit biedt uitkomst als meerdere advocaten in hetzelfde dossier werken.’

Microsoft Surface

De dossiers zijn nu digitaal beschikbaar. Het papier dat binnenkomt wordt gescand en toegevoegd aan het dossier. Op die manier heeft iedereen binnen het kantoor, mits hiervoor geautoriseerd, inzicht in alle delen van een dossier. Clementine: ‘Sinds kort heeft iedere medewerker twee beeldschermen. Eén voor op kantoor en een Microsoft Surface laptop voor onderweg.

‘Microsoft Surface is het beste dat ons kantoor is overkomen.’

Dit betekent in de praktijk dat het hele dossier binnen handbereik is, ook in de Rechtbank. Daarbij maken we voor een presentatie ook gebruik van deze laptop. We maken verbinding met een groot scherm en doen ons zegje. De Microsoft Surface laptop is het beste dat ons is overkomen, met dank aan ICT Concept die ons helpt bij alle soft- en hardware keuzes.’

Pieter: ‘Wij zijn gestart met stand alone computers die we vervingen door thin clients. Nu werken we met Surfaces waardoor iedereen op iedere gewenste plek aan de slag kan.’

Tijdschrijven vanuit dossier

VBTM Advocaten houdt de technologische ontwikkelingen scherp en kritisch in de gaten. Pieter: ‘We willen en moeten mee met de behoeften vanuit de maatschappij. Daar waar het werk sneller en kwalitatief beter kan, dient verandering plaats te vinden. Juridische dienstverlening draait naast accurate kennis ook om efficiënt en effectief werken.’ Clementine vervolgt: ‘Er is zoveel dat beter en makkelijker kan. We pikken er de zaken uit die bij ons kantoor en cliënten passen. Rondkijken en keuzes maken doen we in overleg met de verschillende Lexxyn Groep Partners. Soms individueel en soms samen, zodat nieuwe mogelijkheden ook daadwerkelijk werkelijkheid worden.

Proactief tijdschrijven

Pieter: ‘Ook werken we op dit moment aan proactief tijdschrijven, wat inhoudt dat het systeem met ons meedenkt. Handig, aangezien wij, drukke advocaten, weleens wat vergeten. En tijd raden, dat is aan ons niet besteed.’

Om in deze behoefte te voorzien werken Epona Legal en Clip Consultants intensief samen om hier een passende oplossing voor te ontwikkelen. Denk hierbij aan het direct registreren van tijd rondom het behandelen van inkomende mail en het opstellen van uitgaande e-mail. Zodra een mail binnenkomt of uitgaat wordt de vraag gesteld of hiervoor tijd geschreven moet worden. Dit geldt ook voor een stuk dat in Word opgesteld wordt. Ook dan ontvangt de medewerker een reminder of de tijdsduur geregistreerd dient te worden en wordt een voorstel voor het betreffende dossier gedaan.

Probleemloos bij elkaar gebracht

Digitaal werken in de cloud, evenals bellen en tijdschrijven is een perfect driehoekspel tussen de Lexxyn Groep Partners Epona Legal, Clip Consultants en Helder Telecom & ICT. Clementine: ‘Vergeet de vaste basisspeler, ICT Concept, niet. Onze gehele werk- en belomgeving draait bij ICT Concept in de cloud, waar alles probleemloos bij elkaar gebracht wordt. Daarnaast biedt Helder Telecom & ICT ons al jaren de juiste oplossingen op het gebied van vast en mobiel bellen.

Om contactgegevens actueel te houden en nieuwsbrieven te versturen gebruikt het kantoor Contact Manager; de CRM-oplossing van Lexxyn Groep Partner Epona Legal. Uit deze CRM-applicatie wordt actuele data gehaald waarmee bijvoorbeeld adresgegevens in een Word model vanuit DMSforLegal gevuld kan worden.

Vergrootglas

Pieter: ‘De concurrentie neemt toe en cliënten vinden steeds meer juridische informatie op internet. Er gebeurt heel veel om ons heen en wij moeten bijblijven. Wij leggen voortdurend onze juridische dienstverlening onder een vergrootglas en bekijken hoe deze in verhouding staat tot de veranderende maatschappij. Clementine: ‘Cliënten verwachten meer specialistische kennis, maar zijn ook steeds kritischer op de kosten. Dus zit er maar één ding op, autoriteit blijven binnen je expertisegebied en daar waar mogelijk efficiëntieslagen maken. Automatisering helpt ons hierbij.’

‘De nieuwe generatie zit dicht op het digitale vuur.’

Jonge mensen

Bij VBTM speelt de nieuwe generatie advocaten een grote rol bij vernieuwing. Pieter zegt hierover: ‘Wij laten ons ook voeden door de jonge mensen op kantoor. Zij hebben vaak verrassend goede ideeën. Zo hebben we een advocaat die echt 100% papierloos wil werken en alles op alles zet om dat voor elkaar te krijgen. De nieuwe generatie is digitaal opgevoed en zit daarom dicht op het digitale vuur.’

Veilig werken

Maar het belangrijkste van alles is wel,’ zo sluit Pieter af, ‘dat we veilig werken. Door de samenwerking met ICT Concept en de andere Lexxyn Groep Partners streven we dit maximaal na.’ Clementine: ‘Onze werkgroep AVG werkt op het gebied van privacy nauw samen met ICT Concept. Samen zorgen zij ervoor dat wij continu veilig met de data van cliënten omgaan. Zo kunnen wij onze focus leggen op vooruitgang. Wij zien de toekomst vol vertrouwen tegemoet.’