Nieuws

Interview: ‘Kwaliteit spuug je niet zomaar uit’

Auteur: Aart van Malenstein - Business advisor (ICT Concept)

Een interview met Roeland de Groot, Van Loon Advocaten, het juridisch brein achter de Modellengenerator

‘De manier waarop je met de Modellengenerator een contract opstelt is uniek’, aldus Roeland de Groot, werkzaam bij Van Loon Advocaten én een van de juridische breinen achter de Modellengenerator. Zo’n uitspraak vraagt om bewijslast. We vragen Roeland naar voorbeelden. Non-stop vertelt hij ons wat de Modellengenerator anders maakt dan andere contractgeneratoren. We leren over beslisbomen, de input van advocaten en over het verschil tussen drie en vijf kinderen. Ook praat hij over jumplists en het belang van komma’s.

‘Juist de simpele dingen zijn lastig automatiseren.’

Het zijn de kleine dingen

Binnen de Modellengenerator zie je niet dat een document is geautomatiseerd. Om dit toe te lichten neemt Roeland een arbeidscontract als voorbeeld. ‘Binnen de Modellengenerator doorloop je altijd een slimme beslisboom, een soort van zeer geavanceerde geautomatiseerde vragenlijst. Geef je bij één van die vragen aan dat het een vrouwelijke medewerker betreft, dan vermeldt het contract overal ‘werkneemster’ en worden alle relevante bezittelijke voornaamwoorden gewijzigd in ‘haar.’

Volgens Roeland gaat de Modellengenerator ver als het gaat om details. Werkgever, werknemer, eenmanszaak, eigenaar, B.V.; over alle zelfstandig naamwoorden is nagedacht en bepaald of deze mannelijk of vrouwelijk zijn. ‘Zijn / haar’ zie je daardoor in geen enkel contract van de Modellengenerator, iets dat in de meeste geautomatiseerde overeenkomsten wel vaak het geval is. Betreft het een mannelijke vorm, dan wordt het hele contract hierop aangepast. Hetzelfde geldt voor één of twee kopers. Betreft het twee kopers dan wordt alles aangepast naar meervoud, ook de werkwoordvervoegingen. Nog een klein detail: bij een gemiddeld contract staan onderaan alle pagina’s initialen vermeld. Zo ook op de laatste pagina, de plek waar ook het handtekeningveld zich bevindt. ‘Dat soort kleine rariteiten vind je in de Modellengenerator niet. Alles klopt, zelfs het kleinste detail. Dat klinkt simpeler dan het is, juist achter die finetuning zit een heel automatiseringsproces.’

Drie kinderen; dat moet kloppen

Nog een mooi voorbeeld dat Roeland ons schetst binnen de module familierecht. Piet heeft drie kinderen; Jaap, Truus en Henk. In het contract staat dan vermeld: Jaap, komma, Truus, en Henk. Mocht Piet twee kinderen hebben dan staat er Jaap en Truus. ‘De zin moet gewoon kloppen en daarvoor moeten komma’s alleen daar geplaatst worden waar ze horen.’

Om te illustreren hoe gedetailleerd de Modellengenerator is opgebouwd een voorbeeld uit de modellen voor het familierecht. Als de ouders van het kind niet man en vrouw (standaard in stukken vaak aangeduid met ‘vader’ en ‘moeder’) zijn, maar bijv. twee vrouwen, kiest het model niet voor de aanduiding ‘moeder 1’ en ‘moeder 2’ maar schakelt automatisch over op de (voor)namen van de ouders. Op die manier wordt zelfs tot in de aanduiding van de partijen rekening gehouden met de verschillende mogelijkheden van hedendaagse ouderschap.

‘Het is simpel, de Modellengenerator is een tool die door zakelijke dienstverleners wordt ingezet. Denk aan accountants, vastgoedbedrijven en advocaten. Zij rekenen meestal een vast bedrag per contract dat ze genereren voor hun klanten. Dan moet de kwaliteit ontzettend hoog zijn. Ontvang je als eindklant een contract waaraan je ziet dat deze geautomatiseerd is opgemaakt, dan vraag je je af waarom je daar een bepaalde prijs voor moet betalen.’

‘Alle actuele kennis van onze advocaten wordt dagelijks in de Modellengenerator verwerkt.’

Vijf dagen in de week voeden

Een tool bouwen die tot in ieder detail altijd een perfect kloppend contract uitspuugt, vraagt veel nadenkwerk. ‘Het voordeel is dat wij uit de praktijk komen. Alle situaties die wij ooit zijn tegengekomen zijn ingebouwd. Dat is natuurlijk aan verandering onderhevig. Daarom zijn wij vijf dagen in de week bezig om juridische situaties en verandering in wet- en regelgeving door te voeren. Een document moet wat ons betreft 100% voldoen aan iedere casus. De Modellengenerator moet toepasbaar zijn op iedere situatie. Dit voorkomt handmatig aanvullen en wijzigen voor de gebruiker.’

Verschil met online contracttools en sjablonen

Binnen de Modellengenerator start je ieder contract middels een slimme beslisboom. Aan de hand van vragen word je door bepaalde workflows geleid. Welke vragen je krijgt hangt ook af van de ervaring van de gebruiker. Maak je nauwelijks contracten op dan past het systeem zich in de vraagstelling daarop aan. Op vragen komen wedervragen en zo wordt het contract stapje voor stapje gevuld. Alle variabelen passeren de revue en zaken zoals opmaak? Ook daarover hoeven gebruikers zich niet druk te maken. Fonts en lettergrootten, maar ook artikelverwijzingen en berekeningen; deze basiszaken kloppen. Altijd.

‘Het is meer dan een invulformulier. Het is een systeem dat met je meedenkt én voor je denkt. Ook bij complexe overeenkomsten.’

‘Er zit zoveel intelligentie in de Modellengenerator. Zo worden er vervolgvragen gesteld als dat nodig is. Ook zijn er ontzettend veel controles ingebouwd. Wil je een arbeidscontract opstellen dan wordt gevraagd of er eerder een arbeidsovereenkomst is geweest met deze werknemer. Zo ja, dan worden eerdere details gecheckt. Dit heeft namelijk weer consequenties voor zaken zoals de proeftijd. Hierbij wordt rekening gehouden met de uitzonderingen. Denk aan een concurrentiebeding dat je niet mag afsluiten met een minderjarige. Je kunt het zo gek niet verzinnen of het systeem denkt eraan. De Modellengenerator is meer dan een invulformulier. Het is een systeem dat met je meedenkt én voor je denkt. Ook bij complexe overeenkomsten.’

Audit check

Door de slimheid van de Modellengenerator laten veel organisaties de contracten opstellen door ondersteunend personeel. Het voorwerk wordt dan uit handen genomen, maar de accountant of advocaat blijft eindverantwoordelijk. Om hier tijdwinst te behalen en zekerheid in te bouwen, werkt de Modellengenerator met een audit file. Dit is een overzicht waarin de eindverantwoordelijke in één oogopslag ziet welke antwoorden er door de medewerker zijn ingevoerd. Door deze te screenen weet de eindverantwoordelijke snel of aan alles is gedacht.

Moet er iets gewijzigd worden dan gaat de eindverantwoordelijke via de ‘jumplist’ naar het relevante onderdeel en wijzigt het antwoord. De Modellengenerator bedenkt welke andere onderdelen hierop betrekking hebben en ook die worden automatisch aangepast. Omdat de gehele compliance en Wwft check is ingebouwd, heb je ook direct alle informatie beschikbaar bij een controle door een toezichthouder. ‘Kortom, alles bij elkaar opgeteld heb je een uniek systeem dat het repeterende contractwerk een stuk makkelijker en leuker maakt.’

Meer weten over de Modellengenerator? Vraag een gratis demo aan.