Nieuws

2017 voor de deur || Dubbelinterview ICT versus jurist

Traditioneel is het einde van het jaar het moment om vooruit te kijken en terug te blikken. Als ICT-partner voor juridisch Nederland zet ICT Concept, in samenspraak met een vooraanstaand jurist, de belangrijkste trends op een rij. In gesprek met arbeids-, en ondernemingsrechtjurist Roeland de Groot van Van Loon Advocaten en Hendri van Norden, Manager Sales bij ICT Concept.

ICT security is het nieuwe Cloud werken

In 2016 zagen we een verschuiving naar ICT security. Het belang van beveiliging kwam regelmatig in het nieuws, evenals de berichten van cyberaanvallen en hacken. Hendri van Norden, Manager Sales van ICT Concept: “Daar waar werken in de Cloud de afgelopen jaren het hoofdthema is geweest, is ICT security dat op dit moment. Door de digitalisering van de juridische sector en het gebruik van eigen devices door medewerkers is ook de noodzaak van ICT security binnen de sector toegenomen. Dat is voor ICT Concept reden geweest om klanten te informeren over ICT security via de Security Events en het Security Pack te ontwikkelen, zodat zij zich met één totaaloplossing goed kunnen wapenen tegen cybercriminaliteit. Het zorgt ervoor dat onze klanten zich kunnen blijven focussen op hun core business.”

Dat ICT security van belang is komt ook door de veranderende vraag vanuit de markt. Roeland de Groot van Van Loon Advocaten licht toe: “De klant wil inzicht en transparantie. Dat vraagt om een gedegen en uitermate goed beveiligde omgeving, bijvoorbeeld een klantenportal. Daarnaast werd tijdens het Security Event uitleg gegeven over beveiligd mailen, ransomware en datalekken. Als jurist moét je daar mee bezig zijn, hoe ver ga je en in welke mate ben je bereid te investeren?”

Noodzaak van automatiseren

De veranderende vraag uit de markt en nieuwe wet- en regelgeving dwingen de juridische sector te automatiseren. Het vraagt ondernemerschap van de juridische sector en meer specifiek van de advocatuur. Roeland de Groot: ”Automatisering is in het notariaat en de deurwaarderij veel verder gevorderd dan in de advocatuur. Die automatiseringsslag moet de advocatuur nu echt gaan maken. Zo wordt het digitaal aanleveren van stukken aan de rechtbank vanaf volgend jaar februari een feit. Dan kunnen dossiers niet meer gefaxt worden, maar dienen stukken via een online portaal aangeleverd te worden. Dat gaat uiteraard veel werk schelen, maar vraagt wel om een nieuwe manier van werken dan de branche altijd gewend is.” Welk advies geeft hij aan collega-juristen? “De advocatuur zal zich af moeten vragen of ze klaar zijn voor de digitalisering van de rechtspraak. Zijn dossiers bijvoorbeeld afdoende gedigitaliseerd? Is de beveiliging op orde ten aanzien van het verzenden en ontvangen van stukken en gegevens? Zijn medewerkers klaar voor digitaal werken? Kortom, is het kantoor digitaal op orde?”

Standaardisering en toegevoegde waarde van kennis

“Bovendien staan de tarieven onder druk, zijn klanten zich meer bewust van de prijs/kwaliteit en willen ze meer invloed op het proces. Dat vraagt om standaardisering. Evenzo neemt de concurrentie vanuit andere branches, zoals de accountancy en het notariaat, toe. Branches die standaardwerkzaamheden al veel langer automatiseren. Zij missen veelal de specifieke kennis op de gebieden waar de advocatuur actief is. Die kennis is echter wel voor een aanzienlijk deel te automatiseren. Te lang blijven roepen dat de branche uniek is en het werk van een advocaat zich voor een groot deel niet laat automatiseren, staat mijn inziens los van de werkelijkheid.” Hij geeft een voorbeeld: “Kijk naar de modellengenerator van ICT Concept op het gebied van arbeidsrecht. Daaruit blijkt dat specialistische kennis zich prima laat automatiseren. Als wij niet gaan automatiseren, zullen die concurrenten of de collega-kantoren dat uiteindelijk voor ons gaan doen.  En dan loop je enkel nog achter de feiten aan en raak je mijns inziens vele cliënten kwijt.”

“ICT biedt veel mogelijkheden om werk beter te stroomlijnen,” voegt Hendri van Norden toe. “Werkzaamheden die minder inhoudelijke kennis vragen, kunnen gestandaardiseerd worden. Bijvoorbeeld het voorbereiden en opstellen van overeenkomsten en stukken. Het levert de advocaat tijd op wanneer dergelijke werkzaamheden met behulp van een goede beslisboom door een assistent uitgevoerd kunnen worden en de jurist inhoudelijk toegevoegde waarde biedt door specialistische kennis. Standaardisering kan zo tijdwinst opleveren waardoor groei van de portefeuille mogelijk is. En het kan een antwoord zijn op de druk op de tarieven.”

ICT versus jurist

Welke uitdagingen zien beide heren voor de toekomst? Hendri van Norden: “Omdat de complexiteit van de omgeving toeneemt, neemt ook de complexiteit van ICT toe. Dat vraagt van ons als ICT-partner heldere oplossingen en een duidelijke uitleg aan onze klanten. Het is voor onze klanten niet mogelijk om in detail bij te blijven, terwijl de markt en het type werk wel bewustwording en inzicht vereist. Daar spelen wij als kennispartner een cruciale rol. En door de complexe omgeving door te vertalen in duidelijke en complete totaaloplossingen, weet de klant dat dat onderdeel van het ICT-landschap blijvend goed geregeld is.”

Roeland de Groot stemt daarmee in: “Daar ligt een belangrijke rol voor de ICT-leverancier. Er zijn veel producten die ICT-kennis vergen van de jurist. De ICT-leverancier moet dus meer en meer een kennismanager zijn en oplossingen ontwikkelen die naadloos aansluiten op de praktijk van de jurist. Dat is ook de toegevoegde waarde van ICT. Door werk te standaardiseren neemt de productiecapaciteit toe. Daar waar een advocaat voorheen bijvoorbeeld 10 tot 15 dossiers per dag kon behandelen, zijn dat er nu enkele tientallen. Daarnaast kun je door werk effectiever en efficiënter toe te wijzen als jurist hoogwaardiger diensten aanbieden. ICT biedt op deze manier kansen om slimmer te werken en meerwaarde te blijven bieden. Wel leidt de complexiteit van ICT tot nieuwe uitdagingen voor juristen, zoals het managen van je leveranciers. Je wilt niet alleen je zaken centraal geregeld hebben omdat je dan één contactpersoon hebt, maar ook om er zeker van te zijn dat de oplossing voor een storing aan bijvoorbeeld je telefooncentrale niet tot gevolg heeft dat er ergens anders een poort open blijft staan. Als jurist kun je daar simpelweg niet meer het overzicht op houden. Daarvoor heb je een ICT-partner nodig die weet hoe het werkt. Niet alleen hoe ICT werkt, maar ook de dagelijkse praktijk in een juridisch kantoor.”