Nieuws

Een goede printomgeving maakt bij BG.legal het verschil

Een onderonsje met Jaap van der Zouwen (ISO Groep), Nan de Graaf (BG.Legal) en Aart van Malenstein (ICT Concept).

Een krachtige printoplossing zorgt dat BG.legal snel, vertrouwelijk en tegen lagere kosten print, scant en kopieert. In haar zoektocht naar een alternatief op de bestaande multifunctionals vond BG.legal het antwoord in het Printer Pack van ICT Concept. Dit is een totaalpakket waarbij alle print gerelateerde diensten, services en producten van ICT Concept en ISO Groep zijn gebundeld tot één product.

‘Het kon veiliger, goedkoper en met meer flexibiliteit.’

Alternatief op bestaande contract

Toen bij BG.legal de contracten op de huidige multifunctionals bijna verlopen waren, ging Nan samen met twee collega’s op zoek naar een alternatief. ICT Concept, al jaren de IT-partner van dit kantoor, adviseerde Nan om contact op te nemen met Jaap. Nan: ‘Aart kwam samen met Jaap langs en legde hun samenwerking op een duidelijke manier uit. Samen bespraken we de productopties, de prijzen en de communicatielijnen bij levering, onderhoud en support. Ook de bijgeleverde slimme software stond ons aan. Bovendien werd er actief meegedacht hoe we onze kosten konden verlagen. Nadat ik met een aantal secretaresses het ISO Experience Center had bezocht, was ik om. De heren hadden me overtuigd dat het anders kon; veiliger, goedkoper en met meer flexibiliteit.’

Slimmer en voordeliger werken

Jaap licht toe dat veel kantoren contracten op multifunctionals voor vijf jaar aangaan, terwijl er in die tijd veel kan veranderen. Om die reden bezoekt ISO Groep ieder jaar haar klanten om de daadwerkelijke volumes af te zetten tegen het bestaande contract. Jaap: ‘Kan het slimmer of voordeliger? Dan zijn wij de eerste die dat melden en laten inzien waar het efficiënter kan. Maar we praten niet alleen over de volumes. We spreken over marktontwikkelingen en kijken waar we een optimalisatieslag kunnen maken. Zo introduceerden we onlangs een ‘digitaal dossiers printen concept’ voor advocatenkantoren. Hiermee verzamelen kantoren binnen een handomdraai alle benodigde stukken en voegen zij deze samen in een digitaal dossier. Vervolgens kiest de gebruiker heel eenvoudig voor afdrukken op papier of opslaan als PDF. Daarnaast nemen we zorgen weg over updates. Alles voeren wij - in nauwe samenwerking met ICT Concept- achter de schermen uit. Zonder de gebruiker daarmee te vermoeien én zonder additionele kosten van ons of ICT Concept.’

‘Zeker als het printen vanuit huis wordt aangestuurd - uitgesteld printen - dan wil je niet dat anderen op kantoor bij je stukken kunnen.’

Veilig werken op kantoor en thuis

BG.legal ging van vijf naar drie multifunctionele printers (mfp). Door de digitaliseringsslag worden deze mfp’s minder gebruikt als printer- en kopieerapparaat en meer voor scanwerk. Waar de apparatuur ook voor wordt ingezet, volgens Nan is het vooral essentieel dat het vertrouwelijk gebeurt. ‘Wanneer documenten vanuit huis of vertrouwelijke stukken op kantoor worden afgedrukt dan kunnen wij deze pas ophalen bij de printer nadat de persoonlijke codes zijn ingevoerd. Op deze manier zorgen we ervoor dat de te printen stukken buiten het zicht van anderen blijven.’

Zorgen dat het werkt

BG.legal neemt voor dit alles maandelijks het Printer Pack van ICT Concept af. Een pakket dat alles omvat: papier, toners en uren van ICT Concept en ISO Groep voor installatie, beheer en ondersteuning. Aart: ‘Hierbij maakt het voor het kantoor niet uit wie ze bellen; ons of ISO Groep. Alle vragen worden opgepakt. De servicemonteurs van ISO Groep staan meteen paraat, zowel remote als fysiek, bij alle issues. We zijn beiden servicepartijen, dat is wat ons verbindt. Wij begrijpen dat kantoorautomatisering de motor is van het succes van onze klanten. Daarom bieden we snel hulp. Bovendien is het samen ook leuker rennen voor de klant.’

Nan: ‘Wij sturen bij vragen meestal een mail aan beide partijen. Dit wordt altijd zonder problemen opgepakt. Het lijkt alsof je met één partij te maken hebt. Samen lossen ze alles op. Daarbij vinden wij het prettig dat we met dit Pack de vaste kosten kunnen beheersen. We weten maandelijks waar we aan toe zijn.’

Dit artikel is ook gepubliceerd in de eerste editie van het Lexxyn Groep magazine Legal&Tech. Het volledige magazine kunt u hier lezen.